| CEL |
PODSTAWA PRAWNA |
KATEGORIE ODNOŚNYCH DANYCH ORAZ INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI |
OKRES PRZECHOWYWANIA |
| Świadczenie usług na rzecz Klientów oraz współpraca z Kontrahentami |
| Podejmowanie czynności przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty) lub w związku z zawarciem umowy |
- W zakresie dotyczącym Danych Osobowych Klientów i Kontrahentów będących osobami fizycznymi: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Klient lub Kontrahent, lub do podjęcia działań na żądanie Klienta lub Kontrahenta przed zawarciem umowy)
|
- W zależności od celu przetwarzania Danych Osobowych oraz okoliczności konkretnej sprawy, NZ LAW będzie przetwarzać różne kategorie Danych Osobowych, w szczególności Dane Osobowe niezbędne do zapewnienia efektywnego świadczenia usług Klientom lub realizowania współpracy z Kontrahentami.
- W szczególności NZ LAW przetwarza:
- Dane Osobowe Klientów i Kontrahentów (będących osobami fizycznymi) wskazane w zawartej z NZ LAW umowie. Dane te mogą w szczególności obejmować:
- imię;
- nazwisko;
- nazwę, pod jaką Klient lub Kontrahent prowadzi działalność;
- adres zamieszkania;
- adres prowadzenia działalności;
- seria i numer dowodu osobistego;
- NIP;
- REGON;
- Dane Osobowe osób fizycznych związanych z Klientami i Kontrahentami (np. członkowie zarządu, pełnomocnicy, osoby kontaktowe) wskazane w zawartej z NZ LAW umowie, mogące obejmować m.in.:
- imię;
- nazwisko;
- pełnioną funkcję/stanowisko;
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- Dane Osobowe Klientów i Kontrahentów będących osobami fizycznymi przetwarzane dla celów rozliczeniowych, w tym m.in. numer rachunku bankowego;
- Dane Osobowe Klientów będących osobami fizycznymi i Dane Osobowe osób fizycznych związanych z Klientami przetwarzane w celu zrealizowania obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Ustawa AML”), w szczególności dane, o których mowa w art. 36 Ustawy AML;
- inne dane osób fizycznych niezbędne do świadczenia usług przez NZ LAW; Zakres przetwarzanych Danych Osobowych jest ściśle uzależniony od okoliczności zleconej sprawy i niekiedy może obejmować Dane Osobowe „szczególnej kategorii”.
- Jeśli celem przetwarzania Danych Osobowych jest wypełnienia obowiązków prawnych lub dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zakres przetwarzanych przez NZ LAW danych obejmuje Dane Osobowe niezbędne do zrealizowania tych celów.
|
- Okres przechowywania poszczególnych Danych Osobowych zw. ze świadczeniem przez NZ LAW usług na rzecz Klientów albo w zw. z podjętą z Kontrahentem współpracą różni się w zależności od celu, dla którego dane te są przetwarzane.
- Dane Osobowe Klientów oraz osób fizycznych związanych z Klientami lub Kontrahentami (np. członkowie zarządu, pracownicy) przetwarzane przez NZ LAW w związku ze świadczeniem na rzecz klienta usług pomocy prawnej, przechowywane są przez okres 10 lat od dnia odpowiednio zakończenia postępowania, którego dotyczy udzielona przez NZ LAW klientowi pomoc prawna lub zakończenia przez NZ LAW wykonywania usługi pomocy prawnej niezwiązanej z udziałem w postępowaniu.
- Dane Osobowe Kontrahentów oraz osób fizycznych związanych z Kontrahentami przetwarzane będą do czasu zakończenia czynności mających na celu zawarcie umowy, a w przypadku jej zawarcia z Kontrahentem – do czasu ustania umowy, niezależnie od przyczyn.
- Z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, niektóre kategorie Danych Osobowych przetwarzane są przez NZ LAW przez okres wymagany tymi przepisami, w szczególności Dane Osobowe zawarte w:
- fakturach VAT lub innych dokumentach księgowych – przechowywane są przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym przypadał termin zapłaty podatku, którego dotyczy faktura lub inny dokument księgowy;
- dokumentach związanych ze stosowaniem przez NZ LAW środków bezpieczeństwa finansowego, w zw. ze stosowaniem Ustawy AML – przechowywane są przez okres 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z Klientem lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej dotyczącej Klienta.
- Okresy przechowywania Danych Osobowych ulegać będą wydłużeniu w przypadku, gdy dalsze przechowywanie danych uzasadnione będzie ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami związanymi ze świadczonymi przez NZ LAW usługami lub dotyczącymi współpracy z Kontrahentami. W takim przypadku Dane Osobowe przechowywane będą nie dłużej niż do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń majątkowych.
- W odniesieniu do Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu NZ LAW, Dane Osobowe nie są przechowywane po skutecznie wniesionym sprzeciwie.
|
- W zakresie dotyczącym Danych Osobowych osób fizycznych związanych z Klientami lub Kontrahentami (np. członkowie zarządu, pracownicy): art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest podejmowanie czynności w celu zawarcia lub realizowania umowy z Klientem lub Kontrahentem
|
| Wykonywanie obowiązków prawnych, w tym wystawianie faktur, wykonywanie środków bezpieczeństwa finansowego oraz wykonywania obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych |
- Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, przepisów podatkowych i o rachunkowości, przepisów RODO)
|
| Ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
- Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami w zakresie związanym w szczególności z usługami świadczonymi na rzecz Klientów lub współpracą z Kontrahentami
- W zakresie dotyczącym Danych Osobowych tzw. „szczególnej kategorii”: art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń)
|
| INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI |
- Podanie Danych Osobowych wskazanych powyżej jest dobrowolne, jednak bez podania niektórych z nich może nie być możliwe zawarcie lub wykonywanie umowy.
|
| Obsługa zgłoszeń i prowadzenie korespondencji (w zakresie niezwiązanym bezpośrednio z zawartą z NZ LAW umową) |
| Udzielanie informacji i odpowiedzi na zapytania (np. mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem profili firmowych w social mediach) |
- Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest potrzeba zapewnienia bieżącego kontaktu z osobami kierującymi zapytania do NZ LAW
|
- W zależności od celu przetwarzania Danych Osobowych oraz okoliczności konkretnej sprawy NZ LAW będzie przetwarzać różne kategorie Danych Osobowych. W przypadku kontaktu:
- telefonicznego – zakres przetwarzanych Danych Osobowych zasadniczo obejmuje:
- numer telefonu;
- inne Dane Osobowe podane podczas rozmowy (np. imię i nazwisko);
- mailowego lub w ramach korespondencji przez social media – zakres przetwarzanych Danych Osobowych zasadniczo obejmuje:
- adres e-mail;
- inne Dane Osobowe wskazane w wiadomości e-mail lub zawarte w stopce maila (np. imię, nazwisko, wizerunek);
- w ramach korespondencji przez social media – zakres przetwarzanych Danych Osobowych zasadniczo obejmuje:
- imię;
- nazwisko;
- wizerunek (zdjęcie profilowe);
- inne Dane Osobowe wskazane w ramach korespondencji;
- w ramach korespondencji tradycyjnej – zakres przetwarzanych Danych Osobowych zasadniczo obejmuje:
- imię;
- nazwisko;
- adres korespondencyjny;
- inne Dane Osobowe wskazane w ramach korespondencji.
- Jeśli celem przetwarzania Danych Osobowych jest wypełnienia obowiązków prawnych lub dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zakres przetwarzanych przez NZ LAW danych obejmuje Dane Osobowe niezbędne do zrealizowania tych celów.
|
- Okres przechowywania poszczególnych Danych Osobowych zw. z obsługą zgłoszeń i prowadzeniem korespondencji różni się w zależności od celu, dla którego dane te są przetwarzane. Zasadniczo okres ten wynosi tyle, ile NZ LAW potrzebuje, aby obsłużyć dane zgłoszenie (z uwzględnieniem charakteru otrzymanego przez NZ LAW zgłoszenia)
- Okresy przechowywania Danych Osobowych ulegać będą wydłużeniu w przypadku, gdy dalsze przechowywanie danych uzasadnione będzie ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami związanymi ze świadczonymi przez NZ LAW usługami lub dotyczącymi współpracy z Kontrahentami. W takim przypadku Dane Osobowe przechowywane będą nie dłużej niż do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń majątkowych.
- W odniesieniu do Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu NZ LAW, Dane Osobowe nie są przechowywane po skutecznie wniesionym sprzeciwie.
|
| Wypełnianie obowiązków prawnych, w tym z zakresu ochrony danych osobowych |
- Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków wynikających z przepisów RODO)
|
| Ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
- Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami w zakresie związanym w szczególności z obsługą zgłoszeń skierowanych do NZ LAW
|
| INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI |
- Podanie Danych Osobowych wskazanych powyżej jest dobrowolne, jednak bez podania niektórych z nich może nie być możliwe nawiązanie lub kontynuowanie nawiązanego kontaktu.
|
| Prowadzenie profili firmowych w social mediach (LinkedIn oraz Facebook) |
| Informowanie o działalności NZ LAW, prowadzenie analiz i statystyk dotyczących funkcjonowania, popularności oraz
sposobu korzystania z profilów firmowych |
- Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest zapewnienie obsługi profili firmowych NZ LAW w social mediach
|
- W zależności od celu przetwarzania Danych Osobowych oraz okoliczności konkretnej sprawy NZ LAW będzie przetwarzać różne kategorie Danych Osobowych. W szczególności będą to dane podane przez osobę, której dane dotyczą, jak również dane pozyskane od operatora serwisu społecznościowego, w tym dane obejmujące:
- identyfikator użytkownika;
- imię;
- nazwisko;
- inne Dane Osobowe wskazane np. w treść komentarzy publikowanych w ramach profilu NZ LAW.
- Jeśli celem przetwarzania Danych Osobowych jest wypełnienia obowiązków prawnych lub dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zakres przetwarzanych przez NZ LAW danych obejmuje Dane Osobowe niezbędne do zrealizowania tych celów.
|
- Okres przechowywania poszczególnych Danych Osobowych zw. z prowadzeniem profili firmowych w social mediach różni się w zależności od celu, dla którego dane te są przetwarzane.
- Okres przechowywania Danych Osobowych związanych z korzystaniem przez użytkownika z profilu NZ LAW w serwisie społecznościowym LinkedIn oraz Facebook określają zasadniczo operatorzy tych serwisów. Dane Osobowe podane w ramach komentarzy w ramach profilu NZ LAW w serwisie społecznościowym LinkedIn lub Facebook będą przechowywane w serwisie do czasu ich usunięcia przez autora.
- W odniesieniu do Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu NZ LAW, Dane Osobowe nie są przechowywane po skutecznie wniesionym sprzeciwie.
|
| Wypełnianie obowiązków prawnych, w tym z zakresu ochrony danych osobowych |
- Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków wynikających z przepisów RODO)
|
| Ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
- Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami w zakresie związanym w szczególności z obsługą zgłoszeń skierowanych do NZ LAW
|
| INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI |
- Podanie Danych Osobowych wskazanych powyżej jest dobrowolne, jednak bez podania niektórych z nich może nie być możliwe korzystanie ze wszystkich funkcjonalności związanych z profilem firmowym NZ LAW.
|
| Przeprowadzanie rekrutacji |
| Przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, gdy zamierzoną formą zatrudnienia jest
umowa o pracę |
- Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynikających z przepisów prawa pracy)
- Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda, jeżeli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż jest to niezbędne na podstawie przepisów prawa pracy)
- Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda, jeżeli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji)
|
- W zależności od celu przetwarzania Danych Osobowych oraz okoliczności konkretnej sprawy NZ LAW będzie przetwarzać różne kategorie Danych Osobowych. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych może w szczególności obejmować następujące dane:
- imię (imiona);
- nazwisko;
- data urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
- Jeśli celem przetwarzania Danych Osobowych jest wypełnienia obowiązków prawnych lub dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zakres przetwarzanych przez NZ LAW danych obejmuje Dane Osobowe niezbędne do zrealizowania tych celów.
|
- Okres przechowywania poszczególnych Danych Osobowych zw. z przeprowadzaniem procesu rekrutacji różni się w szczególności w zależności od celu, dla którego dane te są przetwarzane oraz od tego, czy kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie Danych Osobowych dla celów przyszłych rekrutacji.
- Dane Osobowe podane przez kandydatów w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, odbycie praktyki lub stażu w NZ LAW przechowywane są do czasu zakończenia procesu rekrutacji na stanowisko, którego dotyczy zgłoszenie.
- W zakresie, w jakim dane osobowe kandydata przetwarzane są na podstawie zgody udzielonej przez kandydata, w granicach określonych powyżej, dane przechowywane są do czasu cofnięcia zgody, jednak zasadniczo nie dłużej niż do czasu zakończenia procesu rekrutacji na stanowisko, którego dotyczy zgłoszenie.
- W przypadku, gdy kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie jego Danych Osobowych dla potrzeb przyszłych rekrutacji prowadzonych przez NZ LAW, dane podane przez kandydata przechowywane będą przez okres do 12 miesięcy od dnia ich pozyskania lub do czasu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie.
- Okresy przechowywania Danych Osobowych, określone powyżej, ulegać będą wydłużeniu w przypadku, gdy dalsze przechowywanie danych uzasadnione będzie ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed ewentualnymi roszczeniami dotyczącym udziału kandydata w procesie rekrutacyjnym. W takim przypadku dane osobowe przechowywane będą nie dłużej niż do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń majątkowych.
- W odniesieniu do Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu NZ LAW, Dane Osobowe nie są przechowywane po skutecznie wniesionym sprzeciwie.
|
| Przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, gdy zamierzoną formą zatrudnienia (stażu lub praktyki) jest
umowa cywilnoprawna |
- Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynikających z przepisów prawa pracy)
- Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda, jeżeli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż jest to niezbędne na podstawie przepisów prawa pracy)
- Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda, jeżeli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji)
|
| INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI |
- Podanie Danych Osobowych wskazanych powyżej jest dobrowolne, jednak brak podania niektórych może skutkować brakiem możliwości udziału w procesie rekrutacyjnym (nie dotyczy to jednak danych innych niż niezbędne, które są przetwarzane na podstawie zgody).
|
| Wypełnianie obowiązków prawnych z zakresu ochrony danych osobowych |
- Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków wynikających z przepisów RODO)
|
| Ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
- Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora); prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami w zakresie związanym z przeprowadzaniem rekrutacji
|
